Een 8-uurs vergaderarrangement is ideaal om professioneel en comfortabel met elkaar te vergaderen. We hebben tijdens de coronapandemie ervaren dat vergadering ook prima thuis gevoerd kunnen worden. Echter is het wel belangrijk dat de vergadering goed gefaciliteerd wordt.
We zijn gewend van goede vergaderlocaties dat zij uitstekend een 8-uurs vergaderarrangement kunnen organiseren. Hierbij maak je gebruik van een vergaderzaal en geniet je van de professionele vergaderfaciliteiten, zoals een beamer, flipovers, wifi, camera’s, microfoons en andere vergaderbenodigdheden. In zo’n vergaderarrangement is vaak ook koffie, thee, water en fris inbegrepen. Bovendien kun je dit ook uitbreiden met een heerlijke lunch, culinair diner of gezellige borrel achteraf.
Thuis heb je deze faciliteiten en consumpties vaak niet standaard of in mindere mate. Als je daarom aanhaakt in een vergadering met collega’s die op een vergaderlocatie een arrangement benutten, is het slim om de juiste voorbereidingen te treffen, zodat je ook vanuit huis zo goed mogelijk mee kunt doen.
Zorg ervoor dat je onderstaand lijstje kunt afvinken:
- Zorg tijdens de wekelijkse boodschappen voor voldoende koffie, thee, fris, vers fruit en een lekkere snack. En als je weet dat je collega’s heerlijk in de watten worden gelegd in het restaurant, dan is het goed om ook ingrediënten in huis te halen voor een culinaire thuismaaltijd.
- Test je wifi-verbinding. Je merkt pas tijdens live streaming hoe goed of slecht de verbinding is. Als deze vaak stoort, zal dit enorm hinderlijk zijn tijdens je vergadering. Vraag je ICT-afdeling om tips om dit te verbeteren. Hetzelfde geldt voor thuiswerkfaciliteiten, zoals een koptelefoon, microfoon, webcam en bureaustoel. Dit kun je vaak via je ICT-afdeling verkrijgen.
- Leg van te voren schrijfgerei klaar om notities te maken.
- Als je van te voren weet dat het interessant is om de vergadering terug te kijken of luisteren, verdiep je dan even in gratis software om je beeldscherm op te nemen. En test dit even van te voren!
Kortom, ook vanuit thuis kun je prima meegenieten van een vergaderarrangement dat de hele werkdag duurt, zolang je je maar goed voorbereid.
